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何らかの理由により日本支店を廃止(閉鎖)する場合には日本における支店閉鎖と日本における全ての代表者退任の手続きを行う必要があります。実際の手続の流れは下記の通りとなります。

Ａ．外国本社での日本支店閉鎖、日本における代表者退任の決議
Ｂ．日本における全ての代表者の退任公告(官報に掲載)及び知れている債権者への
　　催告書送付
　　なお、異議申立て期間は公告掲載の翌日から1カ月　
Ｃ．上記内容について宣誓供述書(Affidavit)の作成　　　　　
Ｄ．本店所在地の属する国の公証人(Notary)または官憲等による宣誓供述書の認証
　　※平成２１年５月１日現在、大韓民国(韓国)、シンガポールに本社をおく会社に関して
　　は日本国内の大使館･領事館で宣誓供述書の認証が可能です　　
Ｅ．異議申立て期間満了に伴い・・・
　　 (１)異議を申し出た債権者には弁済等の手続き
　　 (２)異議が出なければ「異議を申し出た者はいなかった」旨の上申書の作成
Ｆ．法務局への申請
Ｇ．登記完了・・・閉鎖登記簿謄本等の取得

１．外国本社の登記簿謄本のコピー
２．日本支店設立時の宣誓供述書のコピー
３．日本支店の管轄法務局が発行した商業登記簿謄本(履歴事項全部証明書)のコピー

→当社まで、ＦＡＸ又はメールに添付するなどして送付して下さい。官報公告掲載及び
　 書類作成のため使用致します。

下記書類に関しては原則的には全て当社で準備･作成致します

１．外国会社の全ての日本における代表者退任登記申請書
２．すべての日本における代表者の退任を証する書面
　　 (宣誓供述書及びその日本語訳文等)
３．外国会社の全ての日本における代表者が退任する旨記載された官報公告の原本
　　 [債権者がいる場合]・・・債権者への通知はお客様に行って頂くことになります
４．催告書の見本及び債権者名簿
５．異議を述べた債権者に対し弁済若しくは担保を供し若しくは信託したこと又は退任
　　 してもその者を害するおそれのないことを証する書面(上申書等)
６．異議を申し出た者はいなかった旨の上申書(申請書添付書面欄に記載する方法に
　　 より省略可)

[債権者がいない場合]
７．債権者はいない旨の上申書

日本支店が閉鎖されても外国会社の日本における営業は、日本における全ての代表者が退任しない限り、代表者個人が継続可能なため、登記の閉鎖ができないことになっています。逆に、日本における全ての代表者が退任する場合には、日本における支店は自動的に閉鎖されます。
登記上は、日本における全ての代表者の退任の登記が申請された場合は、その登記申請日および登記の閉鎖日のみ登記簿に記載され、登記事項ではない支店閉鎖日や日本における全ての代表者が退任した日付が記載されることはありません。
そのため、税務署への申告等で支店閉鎖日を証明する必要がある場合、商業登記簿謄本(履歴事項証明書)だけではなく、支店閉鎖日を記載した宣誓供述書のコピーなどを添付する場合があります。

税務申告やその他の目的のためにどうしても登記簿に支店閉鎖の日付を記載する必要がある場合は、(１)支店閉鎖、(２)日本における全ての代表者退任、の二段階に分けて法務局で登記を行う必要があります。支店閉鎖の日付が先に来るため、日本における代表者退任の官報公告に記載すべき外国法人の日本における所在地は、代表者の住所地になりますのでご注意ください。

下記手続は原則的には会社の顧問税理士、顧問社会保険労務士等が行ってくれますが、もちろん当社においても全ての手続きの代行は可能です(有料)

・管轄税務署・・・異動届及び閉鎖登記簿謄本など
・管轄都道府県事務所・・・異動届及び閉鎖登記簿謄本など
・管轄市(区)町村・・・・異動届及び閉鎖登記簿謄本など
・社会保険事務所・・・被保険者資格喪失届、適用事業所全喪届、その他添付書類

[従業員を雇用していた場合]
・ハローワーク・・・雇用保険被保険者資格喪失届、離職証明書、適用事業所廃止届、
　　　　　　　　　　　　その他添付書類
・労働基準監督署・・・労働保険確定保険料申告書、その他添付書類